Flexibel und dazu noch kosten- und bedarfsorientiert den Einsatz Ihres Personals zu planen – das bietet Ihnen die Q1 Dienstplanung.

Mit ihr organisieren Sie unregelmäßige Dienste, Schicht- und Wechselschichtdienste, Springerdienste, Bereitschafts- und Rufbereit­schafts­dienste ebenso komfortabel wie sicher. Planen Sie Ihre Mitarbeiter für einen oder mehrere Dienste am Tag (z. B. geteilter Dienst), auch für mehrere Einsatz­orte/Abteilungen. Berücksichtigen Sie dabei die Qualifika­tionen, die am Einsatzort zu einer bestimmten Tageszeit benötigt werden.

Beantragen, genehmigen, sperren

Q1 Dienstpläne können den Status "beantragt" und "genehmigt" annehmen. Für jeden Status lässt sich bestimmen, ob der Dienstplan mit Erreichen dieses Status gegen Änderungen automatisch gesperrt wird bzw. welche Sonder­berechti­gungen noch Änderungen in diesem Status erlauben. Diese Sperr­vorschriften lassen sich für jede → Planungsstufe (s. u.) getrennt definieren.

Mit Erreichen des Status „genehmigt“ wird der Dienstplan als unveränderliches Dokument archiviert. So steht er in seiner „amtlichen“ Fassung jederzeit zur Verfügung.

Planen und abrechnen

Da die Dienstplanung vollständig in die → Q1-Zeitabrechnung integriert ist, werden die Arbeits-und Fehlzeiten der Mitarbeiter unmittelbar auf Basis des Dienstplanes abgerechnet. Dies umfasst die automatische Zeitkontenführung sowie - bei Bedarf – die Zuschlagslohnarten und Pauschalen auf der Grundlage Ihres Tarifvertrags, Ihrer Haus­verein­barungen bzw. der arbeits­vertrag­lichen Regelungen.

Dem Dienstplan vorgelagert ist eine Ebene, die für den einzelnen Mitarbeiter bzw. für Mitarbeitergruppen die vertragliche Sollarbeitszeit und den Beschäftigungsumfang enthält. So lässt sich mit Q1 bei Bedarf ein Vergleich zwischen den vertraglichen Sollstunden und den geplanten Sollstunden durchführen. Beide Arten von Sollstunden führt Q1 in getrennten Konten.

Beliebige Planungsstufen

Bei Bedarf kann der Dienstplan mehrere Planungsstufen umfassen, so zum Beispiel einen Regeldienstplan, der zur automatischen Vorplanung dient (z. B. Rollplan), den eigentlichen Dienstplan (Sollplan) und mögliche Korrekturstufen (Istplan). Stellen Sie sich den Aufbau des Dienstplans so zusammen, wie Sie ihn für die komfortable Planung und die benötigte Ausgabe benötigen. So erfüllen Sie die innerbetrieblichen wie auch die externen Anforderungen (z. B. Heimaufsicht).

Zentral und dezentral

Die Dienstplanung kann sowohl zentral als auch dezentral erfolgen. Für die dezentrale Planung steht ein detailliertes Berechti­gungs­manage­ment zur Verfügung, das dem Planenden bei Bedarf für seine Planungseinheit (z. B. Abteilung) nur jene Personen und Dienstpläne bereitstellt, die zu ihr gehören. Darüber hinaus ist es möglich, auch einzelne Funktionen der Abrechnung zu dezentralisieren. Zum Beispiel die Eintragung von ausgewählten Fehlgründen: Abteilungsleiter werden vielleicht den Urlaub ihrer Mitarbeiter verwalten, nicht jedoch lohnfortzahlungsrelevante Fehlgründe wie z. B. Krankheit oder Kur. Die Zuweisung von Diensten, freien Tagen oder Fehlzeiten erfolgt einfach per Mausklick im Planungskalender.

Sämtliche Änderungen am Dienstplan werden datailliert und vollständig protokolliert. Damit lässt sich jederzeit nachvollziehen, welcher Q1 Benutzer wann von welchem Arbeitsplatz aus Änderungen vorgenommen hat. Nähere Informationen zum Berechti­gungs­manage­ment sowie zur Protokollierung der Änderungen erfahren Sie unter → Sicherheit.

Qualifikationen und Zeitkonten

Bei der Zuteilung von Dienstarten (z. B. Früh-, Spät-, Nachtdienst) können Sie Mitarbeiter-Qualifikationen und Zeitkontenwerte berücksichtigen. Nehmen Sie einfach diese Planungsdaten in das Planungstableau mit auf, und schon haben Sie für die geplanten Mitarbeiter alles im Blick: zum einen sehen Sie - auf Wunsch detailliert - ob bzw. in welchem Maße das für die Abteilung festgelegte Qualifikationenprofil durch die Planung abgedeckt wird. Zum anderen erkennen Sie mit Hilfe der Simulation, wie sich die Zeitkonten der Mitarbeiter auf der Grundlage der aktuellen Planung entwickeln werden.

Die Q1 Schnittstellen sorgen für einen reibungslosen Datenaustausch zwischen dem Q1 Zeitmanagement-System und den vor- sowie nachgelagerten Systemen, wie einer Auftragsabwicklung, Lohnabrechnungssoftware, etc.. Alle für Sie relevanten Daten fließen in die entsprechenden Anwendungen ein. So stehen Ihnen jederzeit alle Informationen aus Q1 zur Verfügung.

Fragen & Antworten zum Thema "Installation, Support und Schulung & Service"