Wie viel gearbeitete Zeit ist auf einzelne Projekte, Aufträge, Kostenstellen, Tätigkeiten, Maschinen etc. entfallen? Wenn diese Frage für Sie wichtig ist, nutzen Sie das Q1 Modul "Aufteilung": Richten Sie dort nahezu beliebige Kriterien ("Aufteilungsbegriffe") ein, um diesen Zeiten zuzuordnen.

Die Zuordnung von Zeiten kann sowohl automatisiert erfolgen als auch manuell zum Beispiel im Q1 Mitarbeiterportal (WebClient). Die konkreten Projekte, Aufträge, Kostenstellen etc. lassen sich bei Bedarf aus einer externen Datenquelle importieren und aktuell halten, so dass sie diese nicht in zwei Systemen pflegen müssen. Ebenso können Sie die aufgeteilten Zeiten auswerten und exportieren.

Aufteilungskategorien und ihre Elemente

Ganz nach Ihrem Bedarf definieren Sie in Q1 Begriffe, auf die Zeiten aufgeteilt werden sollen. Kunde, Projekt, Auftrag, Tätigkeit, Kostenstelle etc. sind Beispiele für solche "Aufteilungsbegriffe". Diese stellen jeweils eine Kategorie dar. Im nächsten Schritt richten Sie zu jeder einzelnen Kategorie die Konkretisierungen ("Aufteilungselemente") ein: zum Aufteilungsbegriff "Kunde" als Elemente die konkreten Kunden, zum Begriff "Projekt" die konkreten Projekte, zum Begriff "Auftrag" die konkreten Aufträge etc.

Statt einer manuellen Einrichtung dieser Aufteilungselemente können Sie diese auch aus einer externen Datenbank importieren und im Hintergrund aktuell halten lassen.

Zeiten aufteilen (Q1 Anwendung)

Q1 bietet zwei Arten der Aufteilung an: für die feste, automatisierte Aufteilung legen Sie in den Stammdaten fest, welchem Aufteilungselement die Stunden eines Mitarbeiters standardmäßig ganz oder teilweise zugeordnet werden.
Arbeitet der Mitarbeiter unterschiedlich für diverse Aufteilungselemente (Aufträge, Kunden, Projekte etc.), so hat er die Möglichkeit, seine Zeiten selbständig auf die entsprechenden Elemente aufzuteilen.
Je nach Berechtigung kann die Aufteilung in der Q1 Anwendung oder/und im Q1 WebClient vorgenommen werden. Vorgesetzte haben bei Bedarf auch die Möglichkeit, Zeiten nicht nur für sich selbst, sondern auch für Ihre Mitarbeiter aufzuteilen.

Zeiten Aufteilen (Q1 WebClient)

Über den Q1 WebClient haben Ihre Mitarbeiter die Möglichkeit, ihre geleisteten Stunden eigenhändig aufzuteilen. Für diese Aufgabe steht Ihnen für den ausgewählten Tag eine Liste der an diesem Tag aufzuteilenden und bereits aufgeteilten Stunden zur Verfügung. Über eine Eingabemaske kann die Zeitaufteilung vorgenommen werden. Die Volltextsuche unterstützt Sie bei der Auswahl der gewünschten Aufteilungselemente, denen Zeiten zugeordet werden sollen.

Wenn Ihre Mitarbeiter Ihre Stunden auch unterwegs erfassen bzw. aufteilen sollen, so stellt der Q1 WebClient ihnen eine speziell für Smartphones optimierte Oberfläche zur Verfügung. Der "Q1 WebClient mobil" ist plattformunabhängig und steht auf fast allen gängigen Smartphones zur Verfügung.

Aufteilungsübersicht

Sowohl in der Q1 Anwendung als auch im Q1 WebClient steht eine kalendarische Übersicht zur Verfügung, die darüber Auskunft gibt, an welchen Tagen Stunden noch der Aufteilung bedürfen; hier wird pro Tag und Mitarbeiter die Anzahl Stunden ausgewiesen, die noch aufzuteilen ist.

Stundennachweis

Die Q1 Auswertung „Stundennachweis“ verschafft Ihnen den Überblick, zu welcher Tageszeit Arbeitszeiten auf Projekte, Kostenstellen, Tätigkeiten, Maschinen etc. entfallen sind. Filterfunktionen erlauben Ihnen, aus der Fülle der Daten nur jene Bereiche auszuwerten, die Ihre Fragestellung beinhaltet.

In der optischen Darstellung lehnt sich diese Auswertung an die Q1 Auswertung „Stempelkarte“ an: Neben den Spalten, die Datum und Anfang-/Endezeiten enthalten, lassen sich weitere Spalten frei bestimmen, die den von Ihnen angelegten Aufteilungsbegriffen entsprechen. Für diese können Sie auch die Summierung ein- und ausschalten. Richten Sie jeweils ein Auswertungsmodell für eine konkrete Fragestellung ein. Auf das gespeicherte Modell greifen Sie bei Bedarf jederzeit wieder zurück.

Das nebenstehende Beispiel bietet den Stundennachweis eines Dienstleistungsunternehmens: es zeigt für einen gewählten Kunden, welcher Mitarbeiter welche Tätigkeit(en) an welchem Tag zu welcher Uhrzeit erbracht hat.

Projektzeiten

Wie sich erfasste Projektzeiten auf die Kategorien "Projekt, Auftrag, Tätigkeit, Kostenstelle, Abteilung, Arbeitsgruppe, Maschine etc." verteilen, können Sie mit der Q1 Auswertung "Aufteilung" beantworten. Nach Ihrem Bedarf erfolgt die Auswertung über jene Kategorien, die Sie selbst in Q1 zur Nutzung angelegt haben. Diverse Filter stehen zur Verfügung, damit Sie exakt Ihre Fragestellung beantwortet bekommen.

So lässt sich etwa eine Auswahl einzelner Projektzeit-Kategorien treffen, es lassen sich Personen u. Personengruppen selektieren, spezielle Zeitarten (Lohnarten-Stunden) auswählen usw. Bei Bedarf wählen Sie die Auswertung in Form eines Periodenvergleichs. Projektzeiten und ihre Verteilung auf die o. g. Kategorien lassen sich als sortierte Liste und nach Bereichen darstellen (PDF und Excel).
Als "Bereiche" kommen Unternehmensbereiche ebenso in Frage wie Projektbereiche, Tätigkeitsbereiche oder andere Bereiche der von Ihnen angelegten Kategorien. Sie haben die Möglichkeit, diese Bereiche selbst zu verwalten.

Hier erhalten Sie zwei Beispiele der Projektzeiten-Auswertung "Aufteilung" als

Aufgeteilte Stunden und Tage exportieren

Q1 bietet Ihnen die Möglichkeit, bereits aufgeteilte Stunden und Tage für eine weitere Verarbeitung zu exportieren. Für diese Aufgabenstellung steht Ihnen ein Exportprogramm zur Verfügung, welches die Daten für einen gewünschten Zeitraum in eine Datendatei schreibt. Diese kann dann von Folgesystem ausgelesen werden. Diese Funktionalität kann manuell ausgeführt oder auch als automatisierter Dienst eingerichtet werden.

Eine ausführliche Produktbeschreibung des Zeitmanagementsystems Q1 finden Sie in der Q1 Info-Mappe. Diese steht Ihnen im Downloadbereich als PDF-Datei zur verfügung.