Das Mitarbeiter-Portal „Q1 WebClient“ bietet Zeiterfassungs-, Informations- und Workflow-Funktionen. Mitarbeiter wie Vorgesetzte können hier das gesamte papierlose Antragswesen abwickeln. Darüber hinaus kann sich jeder Berechtigte über seine persönlichen Zeitdaten informieren. Per Internet-Browser stehen Ihnen folgende Funktionen zur Verfügung:
- Stempelung der aktuellen Kommt- oder Gehtzeit (auch für ausgesuchte Fehlgründe) sowie Pausenzeiten
- Papierlose Antragstellung (z. B. Urlaubsantrag, Überstundenantrag)
- Abruf des eigenen Zeitnachweises („Stempelkarte“) als PDF
- Abruf der eigenen Fehlzeitenkarte (Jahresauswertung) als PDF
- Abruf des persönlichen Dienstplans („Dienstplankarte“) als PDF
- Abruf eines persönlichen Stundennachweis als PDF (optional)
- Buchung von Projekt- und Auftragszeiten
- Einsichtnahme in die eigenen ungeklärten Abrechnungen
- Nachtrag fehlender Stempelungen (als Antrag)
- Eintragung eigener Wunsch-Dienste für die Dienstplanung
- Ausübung von Vorgesetztenfunktionen wie Genehmigung, Ablehnung und Kommentierung von Anträge
Kommen und Gehen buchen
Mitarbeiter, die ihre Arbeit dort erledigen, wo ihnen kein Erfassungsterminal zur Verfügung steht, buchen ihre Kommt- und Geht-Zeiten (bei Bedarf auch Pausen oder Fehlzeiten) über den Q1 WebClient. Nach dem Login über den Browser brauchen sie für "Kommt" und "Geht" nur die entsprechenden Schaltflächen anzuklicken. Der WebClient fungiert hier als Alternative zum Hardware-Erfassungsterminal. Er bietet zudem eine Rückschau auf die Zeitbuchungen der Vergangenheit sowie Informationen über den Stand und die Entwicklung der eigenen Zeitkonten.
Anträge papierlos stellen
Mit dem Q1 WebClient können Mitarbeiter papierlos Anträge stellen. Klassiker ist hier der Urlaubsantrag. Sobald der Antrag elektronisch eingereicht ist, kann der dazu Berechtigte diesen Antrag bearbeiten (genehmigen, ablehnen, kommentieren etc.). Ist der Antrag dann entschieden, so wird dies bei den abzurechnenden Daten sofort berücksichtigt. Es lassen sich Fehlzeit-Anträge, aber auch Überstunden-Anträge sowie Anträge auf Buchung nachträglich mitgeteilter Stempelzeiten per Browser stellen.
Weitere Informationen zu Antragsverfahren finden Sie unter dem Menüpunkt "Q1 Workflow"
Vorgesetztenfunktionen
Der Vorgesetzte, der das Recht hat, Anträge seiner Mitarbeiter zu bearbeiten, kann diese Aufgabe sowohl in der Q1 Anwendung als auch über die Vorgesetztenfunktionen des WebClient erledigen. An beiden Orten stehen ihm dieselben Funktionen zur Bearbeitung von Mitarbeiter-Anträgen zur Verfügung: er kann Anträge sichten, genehmigen, ablehnen und kommentieren.
Auswertungen per Download
Bei Bedarf lassen sich über den Browser auch Auswertungen über die eigenen Zeitdaten abrufen. So kann sich der Anwender im Q1 Mitarbeiter-Portal per Download z. B. seinen persönlichen Zeitnachweis beschaffen, ebenso seine Jahresfehlzeiten-Übersicht (Fehlzeitenkarte) oder seinen persönlichen Dienstplan (Dienstplankarte).
Projekt- u. Auftragszeiten buchen
Auch Projektzeiten lassen sich mit dem Q1 WebClient erfassen und verwalten: Sie buchen über den Web-Browser Zeiten auf Projekte, Aufträge, Kostenstellen, Tätigkeiten etc. Die so erfassten Zeiten lassen sich in der Q1 Abrechnung bei Bedarf auswerten, aber auch automatisch in Lohnarten bewerten. Das heißt: anhand eingerichteter Abrechnungsregeln kann Q1 die passenden Zuschläge und/oder Pauschalen automatisch buchen.
Die Aufteilung gearbeiteter Zeiten auf Projekte, Aufträge, Tätigkeiten etc. kann sowohl für die Vergangenheit, also nachträglich erfolgen, aber auch „live“.
Bei der Live-Erfassung bucht sich der Mitarbeiter in ein Projekt, einen Auftrag oder dergleichen ein, sobald er mit seiner Arbeit daran beginnt. Wechselt er dann später zu einem anderen Projekt bzw. Auftrag, so wählt er dieses/diesen aus und lässt nach einem Klick auf „Start“ seine Zeit auf das ausgewählte Aufteilungselement weiter laufen.
Auf diese Weise liefert Q1 zeitnah wichtige Informationen für das Controlling: Wieviel Personalzeit wurde mit der Bearbeitung konkreter Projekte, Aufträge etc. verbracht.
Wunschdienste mitteilen / Dienste als Vorgesetzter planen
Der Mitarbeiter kann das Q1 Mitarbeiter-Portal dazu nutzen, im Rahmen der Dienstplanung mitzuteilen, an welchem Tag er welchen Dienst bevorzugt bzw. wann er gern einen freien Tag hätte. Um dabei seine vorhandenen Dienstplandaten berücksichtigen zu können, steht ihm im WebClient eine Kalender-Ansicht mit den eigenen Diensten und – wenn die Berechtigungen entsprechend gesetzt wurden – eine Dienstplan-Ansicht mit der Diensteverteilung der gesamten Abteilung zur Verfügung.
Wenn der Wunschdienst auch der geplante Dienst sein soll, so braucht der Planende nicht tätig zu werden. Denn der Wunschdienst wird von Q1 bis zur höchsten Ebene „durchgereicht“, falls die Dienstplanung auf einer höheren Ebene keinen anderen Dienst vorsieht.
Bei entsprechender Rechtevergabe, kann ein Vorgesetzter direkt im WebClient die Dienstplanung durchführen. Dienste sowie auch Fehlgründe stehen zum Planen zur Verfügung.
Eine ausführliche Produktbeschreibung des Zeitmanagementsystems Q1 finden Sie in der Q1 Info-Mappe. Diese steht Ihnen im Downloadbereich als PDF-Datei zur verfügung.